INFORMAZIONI DI BASE PER LA PROTEZIONE DEI DATI DEI CANDIDATIINFORMATIVA RESA AI SENSI DEGLI ART. 13-14 DEL GDPR (GENERAL
DATA PROTECTION REGULATION) 2016/679
Gentile Collega,
a) PREMESSA
GRUPPO ILLIRIA S.p.A. (di seguito definita anche “Società”) comunica che per le finalità di seguito riportate è Titolare dei Suoi dati
personali, secondo quanto stabilito dal Reg. UE 2016/679 (“GDPR”).
Secondo la normativa indicata, qualsiasi trattamento sarà improntato ai principi di liceità, correttezza e trasparenza e di tutela
della Sua riservatezza e dei Suoi diritti, secondo i principi contenuti nell’art. 5 del GDPR.
Ai sensi dell’art. 13 del GDPRLe forniamo, pertanto, le seguenti informazioni.
b) Identità e dati di contatto del Titolare del Trattamento e del Responsabile del Trattamento.
Il Titolare del Trattamento è GRUPPO ILLIRIA S.p.A. (in persona del legale rappresentante pro tempore) PIVA e CF 01038120307 con
sede in Via Jacopo Linussio, 1 - 33100 UDINE (UD), mail: info@gruppoilliria.it, oppure telefonando al +39 0432 192611.
Gruppo Illiria S.p.A. ha nominato un Responsabile della protezione dei dati ex artt 37 e ss GDPR della società, contattabile ai
seguenti recapiti: mail: dpo@gruppoilliria.it oppure telefonando al +39 0432 192611
c) Tipologia di dati trattati, finalità e fondamenti di liceità del trattamento.
Potranno essere oggetto di trattamento i seguenti dati personali:
• Dati anagrafici, dati di contatto, dati fiscali, dati retributivi, economici e finanziari, dati relativi alla formazione e altri dati
da Lei forniti o contenuti in atti e documenti prodotti in sede di assunzione e nel corso del rapporto di lavoro;
• Dati relativi alle presenze (come l’ID del badge a Lei assegnato, l’ID del lettore utilizzato, la data e l’ora della timbratura),
alle ferie e/o permessi richiesti;
• Dati relativi all’utilizzo di veicoli aziendali (come targa e turni di lavoro);
• Immagine e voce;
• Dati particolari riguardanti le convinzioni religiose o filosofiche desumibili da richieste di permesso o altre istanze;
• Dati particolari derivanti dall'esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi politici, di attività o di incarichi sindacali, nonché
i dati inerenti alle trattenute per il versamento delle quote di servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni
od organizzazioni sindacali;
• Dati particolari riguardanti lo stato di salute e concernenti, a mero titolo esemplificativo, invalidità, infermità, infortuni,
esposizioni a fattori di rischio, idoneità psico-fisica, appartenenza a categorie protette.
Il trattamento dei Suoi dati personali sarà sempre improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della sua
riservatezza e dei Suoi diritti di interessato/a.
Il trattamento è svolto per le seguenti finalità:
per l’assunzione e l’espletamento di tutte le pratiche amministrative, contabili, fiscali connesse al rapporto di lavoro,
previste dalla legge e dai contratti collettivi nazionali, nonché per l’elaborazione e pagamento della retribuzione;ù
per la gestione di eventuali sinistri ed infortuni, per la gestione in generale della sicurezza e salute sul lavoro nonché per
le comunicazioni derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità
del datore di lavoro o per i danni cagionati a terzi nell'esercizio dell'attività lavorativa;
gestione, organizzazione, pianificazione e rendicontazione della produzione della nostra società;
gestione delle procedure di valutazione del personale, dei procedimenti e dei provvedimenti disciplinari;
gestione dei curricula, della carriera professionale, nonché dei percorsi e dei corsi di formazione anche finanziati da
terzi;
elaborazione e pagamento delle retribuzioni o di ogni altro emolumento previsto dalla legge o da contratti collettivi o
individuali;
rilevazione delle presenze e controllo accessi nelle aree riservate;
gestione dei mezzi e degli strumenti aziendali atti a rendere la prestazione lavorativa;
per adempiere alle obbligazioni contrattuali con i clienti che, al fine di consentirci l’ingresso nei loro stabilimenti - nei casi
previsti potrebbero richiedere i dati personali in ns. possesso strettamente necessari alle finalità di servizio e per
necessità riguardanti la sicurezza e salute sul lavoro;
per adempiere a richieste di Enti di certificazione per le sole finalità di audit di sorveglianza/rinnovo di certificazioni
aziendali, qualora necessitino di acquisire dati personali – anche in questo caso i dati forniti saranno solo quelli
indispensabili secondo le espresse finalità;
per l’espletamento di tutti gli obblighi di legge, inclusi quelli derivanti dal contratto collettivo, nonché quelli previsti dalle
normative vigenti in materia di Sicurezza sul Lavoro, Privacy, Ambientale, Antitrust e D. Lgs. 231/01;
per la gestione dell’eventuale contenzioso, anche in relazione ad eventuali obblighi e/o patti di non concorrenza del dipendente
e/o collaboratore nonché di eventuali procedimenti esecutivi di cui il lavoratore è parte. La base giuridica dei suddetti trattamenti
è costituita dall’esecuzione del contratto di cui Lei è parte e dalla necessità di adempiere agli obblighi previsti dalle normative
vigenti, nonché dall’interesse legittimo del titolare alla difesa dei propri interessi e diritti.
La informiamo altresì che il trattamento di eventuali categorie particolari di dati personali a Lei riferibili è necessario al fine di
assolvere gli obblighi e per esercitare i diritti previsti in materia di diritto del lavoro, della sicurezza e protezione sociale, nonché
per dare esecuzione al contratto di lavoro e alle normative vigenti.
Il trattamento dei Suoi dati per la gestione e la manutenzione dei mezzi e degli strumenti (anche informatici) atti a rendere la
prestazione lavorativa, così come pure – a titolo esemplificativo e non esaustivo - le valutazioni del personale, la gestione delle
trasferte, del contenzioso, del curriculum e dei percorsi di formazione, si basano sul legittimo interesse del Titolare, in quanto
connesso alle esigenze organizzative, produttive e di sicurezza dell’azienda, nonché per l’eventuale esercizio di un diritto in sede
giudiziaria.
La Società, inoltre, potrebbe trattare dati personali riferiti a Suoi familiari e conviventi per i tempi sotto indicati, compresi
eventuali dati che l’art. 9 del GDPR definisce “particolari” in quanto idonei a rivelare:
lo stato di salute (assenze per malattia, maternità, infortunio), idoneità alla mansione (quale esito espresso dalla visita di
medicina del lavoro;
l’adesione ad un sindacato (assunzione di cariche e/o richiesta di trattenute per quote di associazione sindacale),
l’adesione ad un partito politico o la titolarità di cariche pubbliche elettive (permessi o aspettativa), convinzioni religiose
(festività religiose fruibili per legge).
d) Modalità, luogo di trattamento e destinatari dei dati personali
DATI RELATIVI ALLA GESTIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO, DELLA SICUREZZA E SALUTE SUL LAVORO E DEI RAPPORTI CON
CLIENTI E FORNITORI
I Suoi dati saranno trattati prevalentemente tramite strumenti elettronici, informatici, telematici e/o semi-automatizzati per la
realizzazione di tutte le finalità indicate. Gli stessi saranno accessibili ai dipendenti espressamente autorizzati, nonché da
responsabili del trattamento che svolgono per nostro conto alcune attività tecniche e organizzative necessarie, , quali Società di
servizi amministrativi, di consulenza, contabili, di medicina del lavoro, fiscali o informatici.
I dati vengono attualmente trattati ed archiviati presso la sede legale, Via Jacopo Linussio 1- Udine (UD).
I Suoi dati potranno inoltre essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti:
- Amministrazioni pubbliche (Agenzia delle Entrate INPS, INAIL, …) per l’adempimento degli obblighi di legge;
- Medico competente e consulenti in materia di sicurezza e salute sul lavoro;
- Clienti e fornitori per l’adempimento di obblighi in materia di sicurezza e salute sul lavoro e per l’accesso ai locali;
- Banche per il pagamento di retribuzioni;
- Enti assicurativi;
- Associazioni di categoria a cui aderisce la nostra Società ed organizzazioni sindacali di appartenenza del/della
lavoratore/lavoratrice.
Nell’ambito dei trattamenti effettuati dalla nostra Società, i Suoi dati potrebbero essere trasferiti verso paesi terzi in conseguenza
dell’utilizzo di risorse di cloud computing ai fini di archiviazione e conservazione dei dati. La conservazione dei dati comunque
potrà avvenire mediante:
- Memorizzazione all’interno dei sistemi hardware della Società o di suoi Responsabili del Trattamento;
- Archiviazione a norma del Codice dell’Amministrazione digitale; in tal caso il titolare ricorrerà esclusivamente a soggetti
accreditati ai sensi dell’art. 29 CAD, laddove tale attività non dovesse essere svolta sui nostri sistemi applicativi.
I dati raccolti, una volta compiute le operazioni di cui sopra, possono essere trattati dai soggetti nominati dal Titolare quali
Responsabili o Incaricati del trattamento all’interno della sua struttura (dipendenti e collaboratori comunque denominati), in
ragione dello svolgimento delle mansioni e dei compiti a ciascuno attribuiti.
I dati personali potranno all’occorrenza essere trattati da altri soggetti terzi operanti per conto della Società in forza di specifici
vincoli contrattuali e nominati Incaricati o Responsabili esterni del trattamento, oltre che dai loro Incaricati (es. Avvocati,
Investigatori privati, fornitori di servizi informatici, telematici e tecnologici, etc.).
Per il raggiungimento delle finalità summenzionate, per adempiere agli obblighi di legge ovvero per rispettare ordini provenienti
da pubbliche autorità, ove necessario i dati potranno essere comunicati a terzi (autorità giudiziarie e di polizia, avvocati, periti,
consulenti, tecnici, associazioni sindacali o di categoria o loro rappresentati, arbitri, conciliatori/mediatori, compagnie di
assicurazione).
e) Tempi di conservazione dei dati e altre informazioni.
Per quanto attiene le finalità legate all’espletamento degli obblighi derivanti dalla sottoscrizione ed esecuzione del contratto di
lavoro, i Suoi dati personali ed eventualmente quelli dei suoi familiari/conviventi, saranno acquisiti all’inizio e nel corso del rapporto
e trattati per tutta la durata del rapporto di lavoro ed, in genere, per 10 anni dalla data della sua cessazione per l’espletamento degli
obblighi di legge, come anche previsto ex art. 2220 c.c.
Per quanto riguarda i dati relativi a comunicazioni esterne effettuate sui canali della Società, i dati saranno trattati ove possibile
per il solo tempo necessario alla comunicazione, ove non possibile sino a esercizio dei diritti dell’interessato/a.
I tempi di conservazione sopra riportati sono considerati tali salve speciali esigenze di ulteriore conservazione per aderire ad una
specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria ovvero per permettere alla Società di esercitare e/o
tutelare i propri diritti nelle sedi più opportune.
In ottemperanza a quanto previsto dalla normativa vigente, i dati sono protetti da adeguate misure di sicurezza riducendo al
minimo i rischi di distruzione, di perdita anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non
conforme alle finalità della raccolta.
f) Diritti dell’interessato/a
Ciascun interessato ha diritto di esercitare, in qualunque momento, i diritti previsti dal Regolamento Generale sulla Protezione dei
Dati (GDPR) e, nello specifico:
il diritto di ottenere informazioni inerenti al trattamento di dati personali che la riguardano, ottenerne l’accesso e la copia
(art. 15 GDPR);
il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la rettifica e l’integrazione dei Suoi dati personali ritenuti inesatti, anche
fornendo una semplice dichiarazione integrativa, (art. 16 GDPR);
il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione dei Suoi dati personali qualora sussista anche solo uno
dei motivi previsti dall’art. 17 GDPR;
il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali qualora ricorrano
una delle ipotesi previste dall’art. 18 GDPR;
il diritto di ricevere dal Titolare del trattamento i dati personali che La riguardano in un formato strutturato, di uso comune
e leggibile da dispositivo automatico, nonché ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza
impedimenti (art. 20 GDPR);
il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei Suoi dati
personali svolto ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni (art.
21 GDPR);
non essere sottoposto a decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che
producano effetti giuridici che La riguardino o che incidano significativamente sulla Sua persona, qualora non abbia
preventivamente ed esplicitamente acconsentito, così come previsto dall’art. 22 GDPR. A mero titolo esemplificativo e
non esaustivo, rientra in questa categoria qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali teso ad
analizzare o prevedere aspetti riguardanti le scelte di consumo e di acquisto, la situazione economica, gli interessi,
l’affidabilità, il comportamento.
Per l’esercizio di tali diritti può rivolgersi al Titolare del Trattamento scrivendo a Gruppo Illiria Spa, con sede in Udine, Via Jacopo
Linussio, n. 1, o inviando una mail all’indirizzo di posta elettronica info@gruppoilliria.it oppure telefonando al +39 0432 192611; in tal
senso Gruppo Illiria Spa specifica che ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO) contattabile al seguente
indirizzo mail dpo@gruppoilliria.it oppure telefonando al +39 0432/192611.
Qualora ritenga che il trattamento che La riguarda violi il Regolamento Europeo, può proporre un reclamo all’autorità di controllo
del luogo in cui abitualmente risiede o dove si è verificata la presunta violazione. In Italia è possibile rivolgersi all’Autorità Garante
Privacy (art. 77 GDPR).
g) Note conclusive
La informiamo che la presente informativa potrà in ogni momento essere integrata con ulteriori elementi ed indicazioni, per
soddisfare al meglio qualunque esigenza conoscitiva degli interessati e per assecondare l’evoluzione normativa. Eventuali
variazioni potranno essere sempre comunicate a mezzo posta elettronica aziendale e/o attraverso la pubblicazione nella intranet
aziendale o la riconsegna brevi mano del presente documento.
Si fa in ogni caso salvo quanto disciplinato dall’apposito regolamento interno sull’utilizzo dei strumenti informatici, già
debitamente reso noto, che si considera espressamente parte integrante e sostanziale della presente informativa nella sua
versione più aggiornata, cui si fa espresso e integrale rinvio. Eventuali successive modifiche del predetto regolamento non
comporteranno necessariamente la modifica della presente informativa, ma potranno venire rese note autonomamente
attraverso i canali aziendali.